Forderungsmanagement – ein unbeliebtes aber äußerst wichtiges Thema für Gründer

Konstante Liquidität und ein stabiler Cashflow sind die existenzielle Grundlage jedes Unternehmens. Vor allem für junge Firmen und Startups ist es überlebenswichtig, dass sie jederzeit einen Überblick über ihre aktuellen Betriebsausgaben und Einnahmen haben. Denn finanzielle Engpässe können sich schneller als gedacht ergeben, beispielsweise dann, wenn Kunden den Zahlungsaufforderungen nicht rechtzeitig nachkommen.

Gründer stürzen sich am Anfang vollkommen zurecht erst einmal auf die Themen Geschäftsentwicklung, Produktoptimierung und Kundengewinnung. Doch wer dabei das Thema Buchhaltung und Forderungsmanagement ganz aus den Augen lässt, kann später leicht das große Nachsehen haben. Die besten Finanz- und Businesspläne nützen nämlich nichts, wenn es im realen Tagesgeschäft zu Zahlungsausfällen kommt und in der Unternehmenskasse ungesehen ein Minus entsteht. Schlimmstenfalls bedeutet es das Aus für die unternehmerische Selbstständigkeit. Von Anfang an sollte es daher ein klar definiertes System in der Debitorenbuchhaltung geben. Dazu gehört eine zeitnahe Rechnungsstellung genauso wie die regelmäßige Überprüfung des Firmenkontos.

Forderungsmanagement etablieren

Leider zahlt nicht jeder Kunde rechtzeitig und manche zahlen sogar auch gar nicht. Unternehmer müssen daher immer im Blick haben, welche Forderungen noch offen sind und welcher Handlungsschritt bei Versäumnissen nötig ist. Es hilft, wenn direkt zu Beginn der Geschäftstätigkeit Prozesse verbindlich festgelegt werden: wann soll der Kunde wie bezahlen, z.B. per Vorkasse, Lastschrift oder Ratenzahlung? Wie sieht die Kommunikation bei einer möglichen Zahlungserinnerung aus? Und in welchem Fall wird ein Inkassounternehmen oder ein Anwalt zurate gezogen?

Als Gründer kann man zudem auch selber einiges dazu beitragen, dass Zahlungsabläufe reibungslos über die Bühne gehen:

  • Achten Sie bei der Rechnung auf eine eindeutige Aufstellung aller Leistungen, um Missverständnisse auf der Kundenseite zu vermeiden. Denn diese führen leicht zum Zahlungsverzug.
  • Verschicken Sie die Rechnungen umgehend und setzen Sie eine klare Deadline, bis wann der Zahlungsbetrag beglichen werden muss.
  • Prüfen Sie nach Rechnungsversand, ob das Geld auf Ihrem Konto eingetroffen ist. Ein konsequentes Monitoring schütz Ihre Unternehmenskasse vor negativen Bilanzen.

Hilfe bei der Geldforderung

Liegt ein Zahlungsverzug vor, haben Firmen die Möglichkeit, die erste Mahnung in Form einer freundlichen Zahlungserinnerung zu verschicken. Junge Unternehmer sollten zunächst auf diesem Wege versuchen, an Ihr Geld zu kommen und sich mit dem Kunden zu einigen. Offizielle gerichtliche Verfahren sind mit zusätzlichen finanziellen und zeitlichen Kosten verbunden und strapazieren obendrein das eigene Nervenkostüm. Wenn es aber hart auf hart kommt, können Inkasso-Experten und Rechtsanwälte beratend zur Seite stehen. Auch ist es möglich, Mahnverfahren online durchzuführen oder einen Mahnbescheid über ein Mahngericht zu beantragen.

Last but not least: Beim Forderungsmanagement gilt wie in so vielen Bereichen „Vorsicht ist besser als Nachsicht“, und Gründer können sich mit modernen Softwarelösungen eine Menge Ärger ersparen. Billomat, Bilendo, collectAI oder Pair Finance etwa vereinfachen das lästige Buchhaltungsthema und managen unangenehme Schuldnerangelegenheiten.

Wie gehen Sie mit dem Thema Zahlungsaufforderung um? Teilen Sie uns gern mit, wie Ihr Forderungsmanagement aussieht! 

Beitragsbild: monkeybusinessimages

 

 

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